Výskyt informácií je najdôležitejšou podmienkou pre manažérov, aby mohli uskutočňovať rozhodnutia, ktoré si daná situácia vyžaduje. Keď sa manažérom nahromadia veľké množstvá informácií, využijú vo svoj prospech informačné systémy, ktoré im uľahčia prácu.
Informačný systém
„Pod pojmom informačný systém budeme chápať systém pozostávajúci z ľudí, technických a programových prostriedkov na zabezpečenie zberu, zhromažďovania, prenosu, ukladania, spracovania, výberu, distribúcie a prezentácie informácií pre potrebu rozhodovania tak, aby riadiaci pracovníci mohli vykonávať svoje riadiace funkcie vo všetkých zložkách riadiaceho systému.“ [1]
Informačný systém koncentruje pre manažéra prvotné údaje, z ktorých následne vyselektuje a transformuje najpotrebnejšie informácie pre manažéra. Sú dôležité preto, aby mal prístup k údajom a mohol sa sústrediť na prezentáciu a uplatňovanie výstupov z informačného systému do riadenia organizácie.
Úloha informačného systému
„Základnou všeobecnou úlohou informačného systému je zabezpečiť dostatok relevantných, správnych a presných informácií v potrebných termínoch a v požadovanej forme na prípravu rozhodnutí.“ [2]
Sám manažér nie je schopný spracovať všetky potrebné informácie, nemohol by sa im venovať nepretržite bez odpočinku, nebol by informovaný o dôležitých termínoch a udalostiach. Preto manažérom pomáhajú informačné systémy, ktoré spracovávajú a poskytujú informácie v správnom čase, potrebné pre riadenie organizácie a manažér takto získané informácie uplatňuje pri riadenom objekte.
Organizácia pri získavaní informácií potrebuje množstvo času a námahy, kým získa relevantné a postačujúce informácie pre chod svojej prevádzky. Každý zdroj má pridelenú odlišnú váhu a náplň, či už z hľadiska kvality alebo relevantnosti informácií. Informačné zdroje môže manažment organizácie získavať z externého prostredia podniku ale aj z interných zdrojov.
Zdroje informácií
„Základné informácie získava manažment podniku z vnútorných zdrojov firmy, napr. z vlastnej účtovnej a štatistickej evidencie. Informácie možno získať z rozborov ekonomickej činnosti podniku, veľkosti zásob, cyklu objednávok, a pod.“ [1]
„Organizácia má k dispozícii informácie vychádzajúce zo vnútra podniku ale aj z vonkajších, podniku vzdialených zdrojov. ,,Získavanie informácií z vonkajšieho prostredia je v podstate predmetom marketingového výskumu. Pri skúmaní zdrojov informácií sa vychádza zo sledovania závislosti informačných zdrojov od veľkosti podniku.“[2]
Získavanie informačných zdrojov sa výrazne diferencuje vzhľadom na veľkosť organizácie. Môžu však na to však vplývať aj iné podmienky.
„Ďalším významným prameňom, z ktorého manažér čerpá množstvo informácií je „evidencia (evidenčné listy, zakladacie štítky), technickú dokumentáciu (projekty, výkresy, normy), informácie normatívneho charakteru (plány príkazy, smernice, opatrenia, inštrukcie), pozorovania, rozhovory, porady, konzultácie, schôdze a stálu pamäť manažéra (skúsenosti, vedecké poznatky).“ [3]
Sú to špecifické typy informácií, s ktorými manažér prichádza do styku pravidelne.
[1] Dudinská, E. 1996. Manažérska informatika. Košice : IRISH PUBLISHING. 1996. 128 s. ISBN 80-967048-7-7. s. 49.
[2] Dudinská, E. 1996. Manažérska informatika. Košice : IRISH PUBLISHING. 1996. 128 s. ISBN 80-967048-7-7. s. 50.
[3] Hapáková, A. 2008. Informačné systémy pre manažment. Prešov : DATAPRESS. 2008. 60 s. ISBN 978-80-967289-4-7. s. 8.